Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: 27 sierpnia 2026 r.

Szanujemy prywatność osób, z którymi się kontaktujemy i współpracujemy. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób PRODATA sp. z o.o. przetwarza dane osobowe, w szczególności w związku z korzystaniem z serwisu internetowego prodata.pl, kontaktem z nami, korespondencją e-mail, współpracą biznesową, realizacją zamówień, działaniami marketingowymi oraz organizowanymi wydarzeniami.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

PRODATA sp. z o.o.
ul. Dąbrowskiego 233
60-406 Poznań
NIP: 781-10-10-415
KRS: 0000151056

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: biuro@prodata.pl.

2. Jakie dane możemy przetwarzać?

Zakres przetwarzanych danych zależy od charakteru kontaktu z PRODATA. Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• stanowisko lub pełnioną funkcję,
• nazwę firmy, instytucji lub placówki, którą reprezentujesz,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres korespondencyjny lub dane firmowe,
• dane zawarte w prowadzonej z nami korespondencji,
• dane dotyczące zapytań, ofert, zamówień, umów i współpracy,
• dane podane podczas rejestracji na wydarzenia, szkolenia lub konferencje,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, takie jak adres IP, typ urządzenia, system operacyjny, rodzaj przeglądarki, identyfikatory internetowe oraz informacje zapisywane za pomocą plików cookies i podobnych technologii,
• informacje dotyczące sposobu korzystania z serwisu, jeżeli wyraziłeś zgodę na stosowanie odpowiednich technologii analitycznych lub marketingowych,
• inne dane, które dobrowolnie przekazujesz nam w związku z kontaktem lub współpracą.

Nie prosimy o przekazywanie danych, które nie są potrzebne do realizacji konkretnego celu.

3. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?

3.1. Kontakt, formularze i zapytania

Jeżeli kontaktujesz się z nami za pomocą formularza, poczty elektronicznej, telefonu lub w inny sposób, możemy przetwarzać Twoje dane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na wiadomość lub zapytanie,
• przygotowania odpowiedzi handlowej lub oferty,
• prowadzenia dalszej korespondencji dotyczącej zgłoszonej sprawy,
• podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.

Podstawą przetwarzania jest – zależnie od sytuacji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub realizacji umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze otrzymywanych zapytań.

3.2. Korespondencja i kontakty biznesowe

Przetwarzamy dane osób reprezentujących naszych klientów, potencjalnych klientów, dostawców, producentów, partnerów biznesowych, instytucje, szkoły i inne podmioty, z którymi pozostajemy lub możemy pozostawać w relacjach biznesowych.

Dane te mogą być przetwarzane w celu:

• prowadzenia bieżącej korespondencji,
• nawiązywania i utrzymywania relacji biznesowych,
• ustalania właściwych osób kontaktowych,
• uzgadniania warunków współpracy,
• przygotowywania i przedstawiania ofert,
• realizacji zamówień i umów,
• organizacji spotkań, prezentacji, szkoleń i innych działań związanych ze współpracą.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej, komunikacji z kontrahentami oraz budowaniu i utrzymywaniu relacji biznesowych.

Jeżeli jesteś bezpośrednio stroną umowy zawieranej z PRODATA, podstawą przetwarzania może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3.3. Realizacja umów, zamówień i obowiązków prawnych

Możemy przetwarzać dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, realizacji zamówienia, dostawy, serwisu, rozliczenia lub innego elementu współpracy.

Podstawą przetwarzania może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w przypadku danych osób reprezentujących kontrahenta lub wyznaczonych do kontaktu przy realizacji umowy.

3.4. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Możemy przechowywać i wykorzystywać dane również w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw i interesów PRODATA.

3.5. Marketing i informacje handlowe

Możemy przetwarzać dane w celu informowania o naszych produktach, usługach, rozwiązaniach, wydarzeniach, szkoleniach lub innych działaniach PRODATA.

Jeżeli komunikacja marketingowa ma być prowadzona za pomocą środków komunikacji elektronicznej, np. poprzez newsletter, wiadomości e-mail, SMS lub telefon, stosujemy odpowiednie wymagania dotyczące zgody wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

W przypadku zapisania się do newslettera lub wyrażenia zgody na określony rodzaj komunikacji dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – udzielonej zgody.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3.6. Wydarzenia, konferencje, szkolenia i webinary

Jeżeli zgłaszasz udział w wydarzeniu organizowanym lub współorganizowanym przez PRODATA, możemy przetwarzać Twoje dane w celu:

• przyjęcia i obsługi zgłoszenia,
• organizacji wydarzenia,
• kontaktu organizacyjnego,
• przesłania materiałów związanych z wydarzeniem,
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów lub zasad finansowania wydarzenia.

Podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od charakteru wydarzenia i relacji z jego uczestnikiem.

Jeżeli w ramach konkretnego wydarzenia wymagane będą dodatkowe zgody lub wystąpią szczególne zasady przetwarzania danych, odpowiednie informacje zostaną przekazane podczas rejestracji.

3.7. Prowadzenie i zabezpieczenie serwisu internetowego

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania serwisu, diagnozowania błędów, przeciwdziałania nadużyciom oraz ochrony serwisu i infrastruktury IT.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.

4. Skąd możemy posiadać Twoje dane?

Najczęściej dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, np. podczas kontaktu telefonicznego, korespondencji e-mail, przesłania formularza, spotkania lub rejestracji na wydarzenie.

W przypadku kontaktów biznesowych możemy jednak otrzymać dane także z innych źródeł, w szczególności:

• od firmy, instytucji, szkoły lub innej organizacji, którą reprezentujesz,
• od innej osoby zatrudnionej lub współpracującej z tym podmiotem,
• od naszych partnerów biznesowych lub organizatorów wspólnych przedsięwzięć,
• ze stron internetowych firm i instytucji,
• z publicznie dostępnych rejestrów i wykazów,
• z innych publicznie dostępnych źródeł związanych z działalnością zawodową lub gospodarczą.

W takim przypadku przetwarzamy przede wszystkim dane związane z Twoją działalnością zawodową: imię i nazwisko, stanowisko, nazwę reprezentowanego podmiotu oraz służbowe dane kontaktowe.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

W niektórych przypadkach podanie określonych informacji może być jednak niezbędne do:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• przygotowania oferty,
• zawarcia lub wykonania umowy,
• realizacji zamówienia,
• udziału w wydarzeniu lub szkoleniu,
• wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Niepodanie danych niezbędnych do realizacji określonego działania może spowodować, że nie będziemy mogli go zrealizować.

6. Odbiorcy danych

Dostęp do danych mogą uzyskać podmioty, które wspierają PRODATA w prowadzeniu działalności, jeżeli jest to konieczne do realizacji określonego celu.

Mogą to być w szczególności:

• dostawcy usług hostingowych i infrastruktury IT,
• dostawcy poczty elektronicznej i usług chmurowych,
• dostawcy systemów CRM, systemów sprzedażowych i innych systemów informatycznych,
• podmioty świadczące usługi serwisowe i wsparcia technicznego,
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych – jeśli korzystanie z nich jest dozwolone na podstawie udzielonej zgody,
• agencje marketingowe i podmioty wspierające nas w prowadzeniu działań promocyjnych,
• firmy kurierskie i transportowe, jeżeli jest to konieczne do realizacji dostawy,
• producenci, dystrybutorzy i partnerzy handlowi, jeżeli ich udział jest konieczny do realizacji zapytania, zamówienia lub usługi,
• podmioty świadczące usługi prawne, księgowe, audytowe lub doradcze,
• współorganizatorzy wydarzeń – jeżeli jest to niezbędne do ich organizacji,
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich umów i mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami, chyba że przepisy stanowią inaczej.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy wykorzystywanych przez nas usług informatycznych, chmurowych, analitycznych lub marketingowych mogą działać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo korzystać z infrastruktury znajdującej się poza EOG.

Jeżeli w związku z korzystaniem z takich usług dochodzi do przekazywania danych osobowych poza EOG, stosujemy wymagane prawem mechanizmy ochrony, takie jak w szczególności:

• decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych,
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
• inne mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem biuro@prodata.pl.

8. Jak długo przechowujemy dane?

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

• dane związane z zapytaniami i korespondencją przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dalszego kontaktu lub koniecznością ochrony przed roszczeniami,
• dane związane z umowami i zamówieniami przechowujemy przez okres realizacji współpracy, a następnie przez czas wynikający z okresów przedawnienia roszczeń oraz obowiązków prawnych,
• dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany odpowiednimi przepisami,
• dane wykorzystywane na podstawie zgody przechowujemy do momentu jej wycofania albo do czasu, gdy cel przetwarzania przestanie istnieć,
• dane wykorzystywane do marketingu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu albo ustania celu przetwarzania,
• dane techniczne i logi związane z bezpieczeństwem serwisu przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i ochrony infrastruktury,
• dane związane z cookies są przechowywane zgodnie z okresem działania poszczególnych plików cookies lub do momentu wycofania zgody.

Niektóre dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis prodata.pl korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii.

W zależności od ich funkcji możemy wykorzystywać:

• cookies niezbędne – konieczne do prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania serwisu,
• cookies funkcjonalne – umożliwiające zapamiętywanie wybranych ustawień lub zapewnianie dodatkowych funkcjonalności,
• cookies analityczne – pozwalające nam analizować sposób korzystania z serwisu i poprawiać jego funkcjonowanie,
• cookies marketingowe – umożliwiające pomiar skuteczności działań marketingowych oraz, jeżeli dotyczy, dopasowanie komunikacji reklamowej.

Cookies i inne technologie, które nie są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, są wykorzystywane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Podstawą stosowania takich technologii jest art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz – w zakresie, w jakim informacje uzyskiwane za pomocą tych technologii stanowią dane osobowe – odpowiednie przepisy RODO.

Zgodą na poszczególne kategorie cookies możesz zarządzać za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego w serwisie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

Możesz również zmienić ustawienia swojej przeglądarki dotyczące przechowywania plików cookies. Ograniczenie cookies niezbędnych może wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji serwisu.

Aktualne informacje o wykorzystywanych technologiach, ich dostawcach, celach oraz okresach działania poszczególnych plików cookies powinny być dostępne w panelu zarządzania zgodami cookies.

10. Analiza korzystania z serwisu i profilowanie

Jeżeli wyrazisz odpowiednią zgodę, możemy analizować sposób korzystania przez Ciebie z serwisu, np. odwiedzane podstrony, sposób poruszania się po stronie, czas korzystania z określonych treści oraz interakcje z elementami serwisu.

Informacje te mogą być wykorzystywane do tworzenia statystyk, ulepszania serwisu, oceny skuteczności publikowanych treści oraz działań marketingowych.

W przypadku korzystania z technologii marketingowych może dochodzić do podstawowego profilowania polegającego na przypisywaniu użytkownika do określonych grup odbiorców na podstawie jego aktywności.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych.

11. Media społecznościowe

Jeżeli kontaktujesz się z PRODATA lub wchodzisz w interakcję z naszymi profilami w mediach społecznościowych, możemy przetwarzać dane udostępnione przez Ciebie w ramach danego serwisu, w szczególności nazwę profilu, informacje publiczne oraz treść wiadomości, komentarzy i innych interakcji.

Dane te przetwarzamy w celu prowadzenia profilu, komunikacji z użytkownikami, odpowiadania na pytania oraz informowania o działalności PRODATA, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Niezależnie od PRODATA dane są również przetwarzane przez operatora danego serwisu społecznościowego na zasadach określonych w jego własnej polityce prywatności.

12. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, w przypadkach przewidzianych przez RODO, masz prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, jeżeli przepisy przewidują takie prawo,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Jeżeli Twoje dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Po wniesieniu sprzeciwu dane nie będą dalej wykorzystywane do tego celu.

W celu skorzystania ze swoich praw możesz skontaktować się z nami: biuro@prodata.pl.

13. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
uodo.gov.pl

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić przetwarzane dane osobowe przed przypadkową lub niezgodną z prawem utratą, zmianą, ujawnieniem, zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych.

Stosowane zabezpieczenia obejmują w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych za pomocą protokołu HTTPS,
• kontrolę dostępu do systemów i danych,
• nadawanie uprawnień wyłącznie osobom, które potrzebują dostępu do danych,
• stosowanie zabezpieczeń infrastruktury IT,
• regularną aktualizację wykorzystywanych systemów i oprogramowania.

15. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów, sposobów przetwarzania danych lub wykorzystywanych przez nas technologii.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna pod adresem: https://prodata.pl/polityka-prywatnosci/.

16. Kontakt w sprawach dotyczących prywatności

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

PRODATA sp. z o.o.
ul. Dąbrowskiego 233
60-406 Poznań
e-mail: biuro@prodata.pl